I benefici dello smart working

Smart working più facile anche in Italia

Il decreto legge varato dal Consiglio dei ministri per far fronte al Coronavirus ha voluto spianare la strada a questa soluzione.

 

In queste settimane sarà quindi possibile avviare il lavoro agile senza nemmeno dover firmare alcun accordo scritto con il dipendente, non solo negli undici comuni interessati dai contagi ma anche nella cosiddetta “zona gialla” (Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria).

 

Restano inalterate tutte le tutele garantite dalla legge 81/2017 che regola lo smart working. Il dipendente ha dunque diritto alla flessibilità organizzativa, alla disconnessione e alla parità di trattamento economico rispetto ai colleghi che si recano ogni giorno in ufficio.

 

Proprio in questi giorni in cui questo tema è salito inaspettatamente alla ribalta, però, vale la pena di fare un passo indietro e mettere un po’ di punti fermi.

 

Col coronavirus, l’Italia sdogana lo smart working

Sabato 22 febbraio 2020 l’emergenza sanitaria internazionale legata al coronavirus ha ufficialmente varcato i confini del nostro Paese.

 

Dopo il primo contagiato accertato, un trentottenne di Codogno, ne sono seguiti altri due a Vo’ Euganeo, in provincia di Padova. Mentre scriviamo queste righe (27 febbraio), il capo della protezione civile e commissario per il coronavirus Angelo Borrelli parla di 528 casi positivi, di cui 159 ricoverati con sintomi. 14 i decessi.

 

Nell’arco di poche ore il governo e le amministrazioni locali hanno messo in campo una serie di misure per arginare il rischio di contagio, attuate soprattutto nelle regioni maggiormente coinvolte. Scuole e università chiuse, niente gite d’istruzione, porte sbarrate per musei e cinema, chiusura di locali e bar dopo le 18, niente messe, cancellate manifestazioni di piazza e parate di Carnevale. E molto altro. 

 

E le aziende? Per loro, nessuna chiusura imposta dall’alto. Innumerevoli dirigenti, però, hanno preferito esonerare i loro dipendenti dalla presenza fisica in ufficio, che li avrebbe esposti maggiormente al rischio di contagio e avrebbe alimentato la loro preoccupazione. Soprattutto in una città come Milano, dove una larga fetta della popolazione non può fare a meno di spostarsi con i mezzi pubblici.

 

Da un giorno all’altro, quindi, le aziende hanno sdoganato un modo di lavorare di cui in realtà si dibatte da tempo: lo smart working. 

 

Cos’è lo smart working

Smart working è una delle tante espressioni che fino a una manciata di anni fa erano sconosciute o quasi, ma che ormai sono entrate nel nostro quotidiano. Non è raro, però, che venga usata anche a sproposito.

 

Per cominciare, bisogna lasciarsi alle spalle un potenziale equivoco: al contrario di quello che pensano in molti, smart working non è soltanto un inglesismo che sostituisce il più canonico termine “telelavoro”. A spiegare la differenza è l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. 

 

Il telelavoro è una forma contrattuale che prevede che il dipendente non abbia una postazione fissa nella sede aziendale ma lavori da remoto, tenendosi in contatto con colleghi e superiori per telefono o via internet.

 

Lo smart working (in italiano, lavoro agile) invece è un approccio radicalmente nuovo, fondato su quattro pilastri:

 

> revisione della cultura organizzativa: il rapporto tra manager e dipendente non si basa più sul controllo, ma sulla fiducia;

 

> flessibilità di orari e luoghi di lavoro; 

 

> dotazione tecnologica adeguata (costituita da connessione internet, cloud, device portatili e così via), che diventa indispensabile per svolgere le attività;

 

> evoluzione degli spazi fisici, che devono andare incontro alle diverse esigenze delle persone quando si recano in ufficio.

 

I vantaggi dello smart working

Superate le diffidenze iniziali, vale proprio la pena di esplorare più da vicino il mondo dello smart working, che offre benefici comprovati.

 

Un report commissionato da Lenovo a Cebr (una delle più note società di consulenza britanniche) ne suggerisce alcuni; i dati sono riferiti al Regno Unito, ma le linee di tendenza generali restano valide anche per la nostra realtà.

 

Innanzitutto, il mercato del lavoro si sta spostando sempre di più verso i servizi e le professioni intellettuali. Se è vero che un chirurgo non può restare lontano dalla sala operatoria, così come un commesso deve per forza essere presente in negozio negli orari di apertura, è vero anche che nel Regno Unito il 57% degli occupati svolge una mansione che non richiede per forza la presenza fisica in un determinato posto. 

 

Se tutto il tempo che oggi viene speso nei tragitti casa-ufficio venisse convertito in ore di lavoro, l’economia d’Oltremanica guadagnerebbe oltre 20 miliardi di sterline l’anno.

 

Per non parlare degli effetti positivi sull’umore dei dipendenti, che non dovrebbero più fare i conti con il traffico, i mezzi pubblici sovraffollati, gli scioperi e i mille stressanti inconvenienti della vita da pendolare. 

 

Il primo studio a fare una valutazione complessiva dell’impatto economico dello smart working si intitola “The added value of flexible working” ed è stato commissionato a un team di studiosi indipendenti da Regus, una multinazionale che offre spazi di coworking.

 

Secondo quest’analisi, nelle economie sviluppate una quota compresa tra l’8 e il 13% degli impieghi potrà beneficiare dello smart working. Ciò significa che i costi si ridurranno, la produttività aumenterà e il valore aggiunto per l’economia globale raggiungerà i 10mila miliardi di dollari. 

 

Sempre entro il 2030, continua lo studio, si risparmierebbero ogni anno 3,53 miliardi di ore che attualmente vengono impiegate per raggiungere il posto di lavoro, l’equivalente della mole di lavoro annuale di 2,01 miliardi di persone. 

 

L’ambiente ringrazia: con meno auto per le strade, eviteremmo di emettere nell’atmosfera fino a 214 milioni di tonnellate di CO2 l’anno entro il 2030. Una volume di anidride carbonica pari a quello assorbito da 5,5 miliardi di alberi in dieci anni. 

 

Non tutto, però, si può tradurre in cifre. Avere la libertà di gestire in autonomia spazi e tempi di lavoro significa anche poter accompagnare i propri figli a scuola, prenotare una visita medica o sbrigare le commissioni senza essere costretti a chiedere giorni di ferie. Con ripercussioni positive in termini di benessere generale. 

 

Ne hanno avuto la prova i ricercatori dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, che hanno interpellato direttamente i manager che coordinano lavoratori in smart working, ottenendo queste risposte:

 

> lo smart working contribuisce ad aumentare la produttività del 15% e a ridurre del 20% il tasso di assenteismo;

 

> c’è un impatto positivo in termini di responsabilizzazione e orientamento ai risultati (lo dice il 37% del campione), efficacia del coordinamento (33%), condivisione delle informazioni (32%), motivazione e soddisfazione sul lavoro (32%) e qualità del lavoro svolto (31%);

 

> secondo il 30% dei responsabili, a giovarne sono la produttività, la gestione delle urgenze e l’autonomia;

 

> tra i dipendenti delle imprese con progetti di smart working, otto su dieci hanno migliorato l’equilibrio tra la vita professionale e la vita privata. 

 

Gli svantaggi dello smart working

Come qualsiasi altra cosa, però, lo smart working non è solo rose e fiori. Anche i più convinti fautori di questo nuovo paradigma non possono chiudere gli occhi di fronte ai suoi aspetti più critici, che vanno affrontati con cognizione di causa. 

 

A lungo andare, restare sempre chiusi in casa può innescare un senso di solitudine e isolamento, erodendo quei rapporti di fiducia tra colleghi che sono la linfa vitale del lavoro di squadra. Questo è senza dubbio lo scoglio più duro, citato dal 18% degli smart worker intervistati dal team del Politecnico di Milano.

 

Per un altro 16%, programmare le attività e gestire le urgenze diventa più difficile senza la possibilità di incontrarsi in ufficio nell’orario di lavoro prestabilito.

 

Altri faticano a trovare un posto in cui lavorare in piena tranquillità (14%), hanno bisogno di interagire spesso con colleghi e clienti (13%) e si sentono un po’ limitati dalle comunicazioni solo virtuali (11%).

 

Smart working in Italia

Possiamo affermare che lo smart working è una realtà anche nel nostro Paese, oppure dobbiamo ancora considerarlo come una sporadica eccezione, scelta da un ristretto numero di aziende particolarmente lungimiranti? A darci una risposta è l’ultima edizione del già citato Osservatorio del Politecnico, pubblicata il 30 ottobre 2018. 

 

Nel 2018, sostiene la ricerca, il Belpaese conta quasi 480mila smart worker, con una promettente crescita del 20% nell’arco di un solo anno. Questi lavoratori sono soprattutto uomini (76%) di età compresa fra i 38 e i 58 anni (50%) e residenti nelle regioni del Nord Ovest (48%). 

 

Questo dato medio, però, cela profonde differenze legate soprattutto alle dimensioni aziendali:

 

> le grandi imprese ci credono di più. Il 56% del campione interpellato dai ricercatori del Politecnico ha già avviato progetti strutturati di smart working, il 2% ha sperimentato qualche iniziativa informale e un altro 8% ha in programma di farlo nel prossimo anno;

 

> le piccole e medie imprese, che costituiscono la stragrande maggioranza del tessuto imprenditoriale del nostro territorio, invece sono un po’ in ritardo. Solo l’8% ha messo in campo un progetto strutturato, mentre il 16% si è limitato agli esperimenti informali. Molte di più (il 38%) sono le realtà che ancora non vogliono sentir parlare di questo nuovo modello;

 

> poi c’è la pubblica amministrazione, che inizia a sperimentare lo smart working (il 9%) o vuole farlo nel prossimo anno (8%). Queste percentuali però sono ancora molto risicate, se confrontate con un’assoluta maggioranza che ancora non si è mossa in questa direzione.

 

Quale futuro per lo smart working?

Da questa carrellata di dati emerge in modo chiaro una considerazione. Lo smart working non è una sorta di mossa disperata da mettere in campo dall’oggi al domani per far fronte a una situazione straordinaria, come appunto la diffusione del coronavirus.

 

Lo smart working è qualcosa di molto più vasto e complesso, perché è un altro modo di lavorare. Sarebbe impossibile e semplicistico definirlo a priori “migliore” o “peggiore” rispetto a quello tradizionale, perché ogni impresa ha dinamiche ed esigenze differenti. Ma senza dubbio è diverso. E merita di essere analizzato con serietà in tutte le sue sfaccettature: l’impatto ambientale, l’equilibrio vita-lavoro dei dipendenti, la produttività dell’impresa. 

 

Non siamo ancora in grado di prevedere il momento in cui si placherà il clima convulso di questi giorni. Se queste sperimentazioni verranno archiviate in fretta e furia, però, sarà senza dubbio un peccato per il nostro sistema imprenditoriale e per il nostro benessere a tutto tondo.